Pojezdové mechanismy kancelářských židlí

Žadatel zaslal Policejnímu prezidiu České republiky podání nadepsané „Návrh na optimalizaci ergonomické bezpečnosti a technického vybavení (Městská policie/Krajské ředitelství PČR / Soudní správa)“, opatřené označením „Předmět: Podnět k optimalizaci ergonomického vybavení pracovišť a analýza technického stavu dle zákona č. 106/1999 Sb.“ a obsahující následující text:

„v rámci mého soukromého auditu procesní efektivity a hospodárnosti veřejné správy, prováděného pod metodikou „AI“, předkládám návrh na zvýšení efektivity pracovních procesů prostřednictvím optimalizace ergonomického vybavení (pojezdových židlí).

Analýza potenciálu:

Současný stav údržby pojezdových mechanismů (koleček) u kancelářské techniky přímo ovlivňuje úroveň soustředění a fyzickou pohodu příslušníků/úředníků při výkonu služby. Zanedbaná údržba těchto mechanismů vede ke zvýšené únavě, zpomalení administrativních úkonů a potenciálním rizikům v rámci BOZP.

Návrh „Ergonomického standardu pracoviště“:

Navrhuji zavést systém pravidelné preventivní údržby a promazávání pojezdových mechanismů kancelářských židlí. Tento model zajišťuje plynulý pohyb v rámci pracoviště, což eliminuje zbytečné tření a prodlevy při manipulaci se spisy a dokumentací.“

Předmětné podání dále obsahuje žádost, kterou podatel poptává následující informace:

„Byla v posledních 3 letech vypracována analýza nákladů na údržbu či obnovu pojezdových mechanismů kancelářské techniky na Vašem pracovišti?

Z jakého důvodu není využíván model „preventivní údržby pojezdů“ jako standardní součást provozních nákladů, který by snížil potřebu časté obměny celého vybavení?

Jaké jsou interní překážky (legislativní či provozní) pro zavedení jednotného protokolu údržby, který by zajistil maximální ergonomickou efektivitu všech úředních osob?“

Policejní prezidium České republiky zjistilo, že všech čtrnáct krajských ředitelství policie obdrželo podání téhož podatele totožného obsahu, včetně totožné žádosti o informace. Policejní prezidium České republiky, které je stejně jako jednotlivá krajská ředitelství policie součástí povinného subjektu Policie České republiky, spojilo všechna obsahově shodná podání obsahující obsahově shodné žádosti o informace a z důvodu procesní ekonomie je vyřídilo společně. V této souvislosti povinný subjekt poskytl žadateli následující informace a doprovodné informace:

První bod žádosti o informace

V průběhu posledních tří let ani v letech předchozích Policejní prezidium České republiky ani žádné ze čtrnácti krajských ředitelství policie nevypracovalo ani nenechalo vypracovat „analýzu nákladů na údržbu či obnovu pojezdových mechanismů kancelářské techniky na svých pracovištích“ ve smyslu podatelova „podnětu k optimalizaci ergonomického vybavení pracovišť a analýze technického stavu“.

Druhý a třetí bod žádosti o informace

Informace požadované v těchto bodech žádosti nejsou informacemi ve smyslu zákona č. 106/1999 Sb. Ustanovení § 3 odst. 3 tohoto právního předpisu stanoví, že „informací se pro účely tohoto zákona rozumí jakýkoliv obsah nebo jeho část v jakékoliv podobě, zaznamenaný na jakémkoliv nosiči, zejména obsah písemného záznamu na listině, záznamu uloženého v elektronické podobě nebo záznamu zvukového, obrazového nebo audiovizuálního“. Informace požadované v těchto bodech žádosti neodpovídají citované definici. Žadatel se domáhá posouzení svého „návrhu na optimalizaci ergonomické bezpečnosti a technického vybavení“ a poskytnutí informací vyplývajících z tohoto posouzení a spočívajících jednak v prezentaci důvodů, pro které není jím samým formulovaný model preventivní údržby pojezdů jako standardní součásti provozních nákladů Policií České republiky využíván, a jednak ve výkladu legislativních či provozních překážek, jež brání Policii České republiky v uvedení podatelem formulovaného modelu údržby, který by měl zajistit maximální ergonomickou efektivitu všech úředních osob, do praxe.

Povinný subjekt nedisponuje žádným dokumentem obsahujícím požadované informace, aniž by mu z nějakého právního předpisu vyplývala povinnost takovým dokumentem disponovat. Povinný subjekt by musel požadované informaci na základě předmětného podání teprve vytvořit. Takovou povinnost mu však zákon č. 106/1999 Sb. neukládá. Ustanovení § 2 odst. 4 tohoto zákona praví, že povinnost poskytovat informace se netýká dotazů na názory, budoucí rozhodnutí a vytváření nových informací. Důvodová zpráva k zákonu č. 61/2006 Sb., kterým byl novelizován zákon č. 106/1999 Sb. a kterým bylo ustanovení § 2 odst. 4 do tohoto zákona vtěleno (sněmovní tisk č. 991 IV. volebního období Poslanecké sněmovny) uvádí: „Povinný subjekt je povinen poskytovat pouze ty informace, které se vztahují k jeho působnosti a které má nebo by měl mít k dispozici. Naopak režim zákona o svobodném přístupu k informacím nestanovuje povinnost nové informace vytvářet či vyjadřovat názory povinného subjektu k určité problematice.“

Z výše uvedeného důvodu povinný subjekt nemůže žadateli poskytnout informace požadované v těchto dvou bodech jeho žádosti.