Vedení trestních spisů
Zveřejnění podle ustanovení § 5 odst. 3 zákona č. 106/1999 Sb.
Žadatelka požádala o následující informace:
„pro potřeby odborné práce Vás zdvořile žádám o poskytnutí maxima informací o vedení trestních spisů, jako například:
- Jakými právními předpisy je vedení trestních spisů policií upraveno
- Pokud k vedení jsou vydány pokyny policejního prezidenta, prosím o jejich zaslání
- Jaký je správný postup a jakými právními předpisy je to upraveno, když k trestní věci
přijde nový dokument, myšleno, kde a jak je upraveno, že by tento dokument měl být
ihned zanesen do spisového přehledu (obsahu spisu) nebo zda se obsah spisu
dodělává až dodatečně?
- Kde a jak je upraveno přidělování jednotlivých čísel jednacích dokumentům, zda se
jedinečným číslem jednacím v dané číselné řadě označuje jedna stránka, či jeden
dokument nebo zda jsou k tomu jiná pravidla?
- Kde a jak je upraveno samotné číslování dokumentů číslem jednacím?
- Kde a jak je upraveno, které listiny a dokumenty jsou ve spisu ponechány, a které
jsou či mohou být vyčleněny například do pomocných materiálů
- Pokud máte k dispozici brožurku, prezentaci či jiné pomocné materiály pro policisty,
kde je uveden „návod“ jak vést spisy, pak prosím o jejich poskytnutí (stačí
v elektronické formě)
Vím, že možná postup podle zákona č. 106/1999 Sb. není pro potřeby odborné práce
nejvhodnější, avšak žádám zdvořile o poskytnutí maxima informací na toto téma.“.
Policie České republiky žadatelce k jednotlivým bodům žádosti sdělila následující informace:
1. Jakými právními předpisy je vedení trestních spisů policií upraveno.
Na vedení trestního spisu dopadají vybraná ustanovení zákona č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním, dále pak právní předpisy upravující výkon spisové služby u veřejnoprávních původců, kterými jsou zákon č. 499/2004 Sb., o archivní a spisové službě a o změně některých zákonů a vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, kterými se Policie ČR při výkonu spisové služby též řídí. Policejní prezidium ČR pak pro oblast vedení trestního spisu vydalo příslušné interní akty řízení, kterými jsou pokyn policejního prezidenta č. 103/2013, o plnění některých úkolů policejních orgánů Policie ČR v trestním řízení a pokyn policejního prezidenta č. 170/2015, spisový řád.
2. Pokud k vedení jsou vydány pokyny policejního prezidenta, prosím o jejich zaslání.
Žadatelce byly zaslány výše uvedené interní akty řízení.
3. Jaký je správný postup a jakými právními předpisy je to upraveno, když k trestní věci přijde nový dokument, myšleno, kde a jak je upraveno, že by tento dokument měl být ihned zanesen do spisového přehledu (obsahu spisu) nebo zda se obsah spisu dodělává až dodatečně?
Každý doručený dokument (vyjma dokumentů nemající úřední charakter, které nepodléhají evidenci) je evidován v elektronickém systému spisové služby (dále jen „eSSL“), přičemž v souladu s § 10 vyhlášky č. 259/2012 Sb. se o dokumentu v eSSL vedou příslušné údaje. Vámi dotazovaný spisový přehled (obsah spisu) je možné generovat v eSSL kdykoliv v průběhu vedení spisu, přičemž obsahuje soupis dokumentů, které jsou evidovány ve spisu s vyznačením příslušné kvantity (počtu listů, jsou-li v analogové podobě).
4. Kde a jak je upraveno přidělování jednotlivých čísel jednacích dokumentům, zda se jedinečným číslem jednacím v dané číselné řadě označuje jedna stránka, či jeden dokument nebo zda jsou k tomu jiná pravidla?
Čísla jednací jsou doručeným a vlastním dokumentům přidělována systémem automatizovaně. Vlastní dokumenty v analogové a digitální podobě jsou označovány číslem jednacím vždy na prvním listu (straně) dokumentu, doručené dokumenty v digitální podobě jsou na straně adresáta pevně spojeny metadady s evidenčním záznamem (evidenční kartou dokumentu). Doručený analogový dokument je u adresáta zpravidla na první straně dokumentu mimo textové pole opatřen podacím razítkem a v něm vyplněným číslem jednacím. V případě, že by vyznačením podacího razítka dokument ztratil na hodnotě či významu, podací razítko se vyznačí na volný list papíru, který se spojí s dokumentem a započítá se do celkového počtu listů.
5. Kde a jak je upraveno samotné číslování dokumentů číslem jednacím?
Přidělování čísla jednacího dokumentům, které jsou evidovány v eSSL, je stanoveno v souladu s Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby VMV čá. 62/2024 bod 2.7 Evidence dokumentů a § 10 odst. 2 a 4 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
6. Kde a jak je upraveno, které listiny a dokumenty jsou ve spisu ponechány, a které jsou či mohou být vyčleněny například do pomocných materiálů?
V článku 79b pokynu policejního prezidenta č. 103/2013.
7. Pokud máte k dispozici brožurku, prezentaci či jiné pomocné materiály pro policisty, kde je uveden „návod“ jak vést spisy, pak prosím o jejich poskytnutí (stačí v elektronické formě).
Taková pomůcka nebyla vydána.
pplk. JUDr. Lucie Žárská, 11. 11 2024